見積依頼の回答漏れ、町工場が受付から見直す

まず結論：入口を一つにし、状況を一覧で見える形にする

見積の依頼がメールと電話と持ち込みに分かれ、気づけば返事が遅れている。そんな悩みを抱える町工場の経営者の方は少なくありません。結論から言えば、入口を一つにして状況を見える形にすれば、特定の人に頼らず回る状態に近づきます。

ここでは従業員20名規模の町工場を例に考えます。実在の企業の事例ではありません。

いま何が起きているか

新規の見積依頼は、メール、電話、営業担当への直接の相談と、複数の入口から届きます。依頼の内容は、それぞれ別の場所に残ります。メールは受信箱に、電話はメモ用紙に、直接の相談は担当者の記憶に残ります。

そのため、どの依頼にいつ返事をしたのか、全体を把握している人がいません。回答が遅れたり、依頼自体が埋もれたりします。原因は担当者の注意不足ではありません。依頼が一か所に集まる仕組みがないことです。

どう考え、どう動くか

最初の一歩は、新しい道具を探すことではありません。現状の流れを書き出すことです。

• 見積依頼が届く入口を、すべて書き出す
• 入口ごとに、記録が残る場所を確認する
• 受付の記録を一枚の一覧にまとめる場所を決める
• 一覧には、依頼日、依頼元、状況、回答期限だけを載せる
• 一覧を、朝礼などで全員が見る習慣にする

入口を完全に一本化できなくても構いません。どの入口から届いても、同じ一覧に書き込む約束にするだけで、状況は見えるようになります。誰が・いつ・何を入力しなくてよくなるかを考えると、設計が進めやすくなります。

VELAの立場

VELAは、経営者の隣に最強の参謀を置く、という信念で動いています。受付の見直しは、小さな工夫に見えて、会社の動き方を変える航路の一部です。まず現状のお話をうかがい、どこに風が吹いているのかを一緒に確かめます。その上で、決めるべきことを共に決め、実行まで伴走します。成果の大きさは会社ごとに異なるため、お約束するのは、目指す状態と、共に渡り切るプロセスです。