受注の転記と二重入力、町工場が見直す一歩

まず結論：入力を速くする前に、注文の入口を一つにする

注文書を受け取るたびに、同じ内容を何度も打ち直していませんか。毎日のことだからこそ、問題として見えにくくなります。結論から言えば、入力を速くするより先に、注文の入口を一つにして、入力を一度にすることが大切です。

ここでは従業員20名規模の町工場を例に考えます。実在の企業の事例ではありません。

いま何が起きているか

注文はFAXやメールで届きます。事務担当は、その内容を受注台帳に入力します。次に生産管理の画面へ、さらに出荷の指示書へ、同じ内容を打ち直します。

同じ情報が三か所で別々に生まれるため、転記のたびに打ち間違いが起きます。間違いに気づくと、取引先や現場への確認の電話が増えます。しかも全体の流れを知っているのは、事務担当の一人だけです。その人が休むと、受注の処理が止まります。

どう考え、どう動くか

まず、入力の速さを上げようとしないでください。見直す対象は、注文の情報がどこで生まれ、どこへ渡るかという流れです。

• 注文書を受け取った時点で、入力は一度だけにする
• 入力した内容が、生産の指示と出荷の指示へそのまま引き継がれるようにする
• 事務担当の仕事は、打ち直しから内容の照合へ移す
• 最初から全体を変えず、受注の入口一か所から始める

大がかりなシステムを入れる前に、今の転記の流れを紙に書き出すだけでも、重なっている入力が見えてきます。

VELAの立場

VELAは帆として、経営者の方が感じている風に合わせて形を変えます。決まった航路を押し付けることはしません。受注の流れを一緒に書き出し、どこを一つにするかを一緒に決めます。最初は受注の入口一か所から小さく始め、手応えを見ながら広げます。現場が自分たちで回せる状態まで、共に渡ります。決めるのは経営者の方ご自身です。VELAはその隣で、決める作業と実行を支えます。