測定器の校正期限、台帳と記憶に頼る町工場へ

まず結論：見直すべきは担当者ではなく、期限を知らせる仕組み

測定器の校正期限を、ベテラン一人の台帳と記憶に頼っていませんか。忙しい現場ほど、期限の確認は後回しになり、気づいたときには監査の直前ということもあります。結論から言えば、見直すべきは担当者ではなく、期限を知らせる仕組みです。

ここでは従業員20名ほどの部品加工の工場を例に考えます。製造業の一般的な業務構造から組み立てた例であり、実在の事例ではありません。

いま何が起きているか

マイクロメータやノギスなどの測定器は数十点あり、校正の期限は機器ごとに違います。期限は管理台帳、紙の成績書、機器に貼ったラベルの三か所に分かれて残っています。

台帳を更新するのは、長年品質管理を見てきたベテラン一人です。その方が出張や休みに入ると、期限が近づいていても誰も気づけません。気づくのは取引先の監査や点検の直前になりがちです。原因は、期限を知らせる仕組みがなく、人が思い出すことに頼っている構造にあります。

どう考え、どう動くか

ツールを選ぶ前に、業務の流れを整えます。

• 期限の正本を一か所に決め、台帳・成績書・ラベルの三重管理をやめる
• 成績書が届いた時点で、日付の入力を一度だけ行う
• 期限の一定期間前に、担当者と代行者の両方へ知らせが届くようにする
• 校正に出した機器の手配状況を、誰でも同じ画面で見られるようにする

入力する人と確認する人を分け、代行者を決めておくことが要点です。表計算ソフトの通知機能や共有の一覧でも始められます。AIは、成績書の日付の読み取りや転記を補助する場面で役立ちます。校正周期や規格上の要件は、貴社の規程や取引先の要求に従ってください。

VELAの立場

VELAは帆として、経営者の方が受けている風に合わせて形を変えます。校正期限の管理は小さな業務に見えますが、ベテランの記憶に頼る不安は、経営者の方の夜の心配につながっています。私たちは、仕組みを入れて終わりにしません。現場の誰が入力し、誰が確認するかを一緒に決め、現場が自走するところまで航路を共に渡ります。まず、貴社の風向きをお聞かせください。