在庫の実数、なぜ一人にしか分からないのか

まず結論：「後で書く台帳」から「動いた瞬間の記録」へ

在庫がどれだけあるか、資材担当者お一人にしか正確に分からない。そんな製造業の現場は少なくありません。台帳の更新が後回しになれば、実際の数量とのずれは静かに広がっていきます。結論から言えば、新しいツールを入れる前に、誰が・いつ・何を記録するかを決め直すことが出発点です。

本記事は一般的な業務構造から組み立てた例であり、特定の実在企業の事例ではありません。

いま何が起きているか

中小製造業の資材管理では、入出庫の記録がExcel台帳やノートに手入力される運用が今も多く見られます。更新は担当者の手が空いたときに行われるため、現場で部品が動いた瞬間と台帳への反映との間にはどうしても時間差が生じます。

この時間差が積み重なると、台帳上の数字と実際の在庫数が徐々にずれていきます。ずれに気づき、勘と経験で帳尻を合わせられるのは、多くの場合その担当者お一人だけです。担当者が不在の日に急な発注が必要になっても、正確な在庫数が分からず判断が止まってしまう、という声もよく聞かれます。

どう考え、どう動くか

• 入出庫を「後で台帳に書く」のではなく「動いた瞬間に記録する」流れへ変える
• 記録する人を資材担当者だけに限定せず、現場で部品を使う人自身が入力できるようにする
• 台帳と実際の在庫を照合するタイミングを、月末の棚卸だけでなく日常の中に組み込む
• 特別なシステム導入を急ぐ前に、まず「誰が・いつ・何を記録するか」を決め直すことから始める
• 変化を一度に大きくせず、記録の負担が現場に集中しない範囲で少しずつ広げる

これらは新しいツールを入れることそのものではなく、在庫という情報の流れ方を見直す取り組みです。

VELAの立場

VELAは、船を進める帆のような存在でありたいと考えています。在庫管理の属人化という風は、担当者お一人の負担であると同時に、経営者にとっても「その人がいなくなったら」という静かな不安でもあります。VELAは、記録の仕組みをどう変えるかを一緒に考え、実行まで航路を共に渡ります。大きなシステム投資を前提とせず、まずは現状をお聞かせいただくところから始められます。