外注先の納期確認、電話頼みを見直す方法

まず結論：「聞きに行く」から「状態が見える」へ

外注先に電話をかけ、納期を聞いてメモに残す。その繰り返しで一日が終わる経営者の方は少なくありません。結論から言えば、確認する側が聞きに行く形から、外注先の状態が一か所で見える形へ変えることが出発点です。

ここでは従業員20名規模の町工場を例に考えます。実在の企業の事例ではありません。

いま何が起きているか

切削や表面処理の一部を、複数の外注加工先に任せています。納期が近づくと、事務の担当者が一社ずつ電話で進み具合を確認します。答えは付箋やメモに残り、営業や現場には口頭で伝わります。

確認の電話とその後の共有に使う時間は、月に数十時間規模にのぼることも想定されます。担当者が不在の日は、誰も状況を把握できません。記録が人に付いているため、遅れの兆しを早く見つけにくくなります。

どう考え、どう動くか

まず、納期を確認する回数と相手の数を数えます。次の順で進めます。

• 外注先ごとに、確認したい項目を三つ程度に絞る
• 進み具合の報告を、外注先が負担なく返せる形にそろえる
• 返ってきた状態を、一つの一覧に集める
• 遅れそうな案件だけ、自動で目立つようにする
• 最初は、やり取りの多い一、二社から始める

全社を一度に変える必要はありません。外注先の負担が増えない設計が、定着の鍵になります。

VELAの立場

VELAは帆として、現場という風を受けて進みます。道具を先に決めることはしません。電話で確認している項目と、その後の共有の流れを一緒に見て、どこで時間が消えているかを確かめます。そのうえで、外注先との報告の型づくりから定着まで、経営者の方と共に航路を渡ります。目指す状態は、納期の状況を誰でも確認でき、担当者が不在でも現場が止まらない会社です。成果の数値をお約束するものではありません。